Réseaux sociaux: Acculturation des nouveaux employés – mesurez, engagez et immergez

L’intégration d’un nouvel employé est souvent définie de manière myope comme l’accélération d’un nouvel employé à l’efficacité. Bien que cela atteigne un objectif particulier d’un processus d’intégration stratégique pour de nombreuses entreprises, il ne répond pas à une définition complète et laisse les gestionnaires du capital humain avec un objectif si vague qu’il le rend presque inutile (à quelle vitesse est rapide et qu’est-ce qui est efficace? ) De plus, l’accélération de l’efficacité pour de nombreux employeurs dans les industries de cols bleus est une entreprise si triviale que la mise en place d’une initiative visant à accélérer l’efficacité des nouveaux employés pourrait ne pas avoir de sens (le chemin vers l’efficacité d’un déménageur de meubles peut être mesuré en quelques minutes). D’un autre côté, tous les employeurs partagent le fardeau de la conformité, de la paperasserie et de la logistique associé aux nouveaux employés, quelle que soit la couleur bleue de leur industrie.

Dans l’intégration des employés; Une technologie RH à la recherche d’une définition, nous définissons deux approches de l’intégration. L’intégration transactionnelle utilise l’automatisation du processus opérationnel d’intégration pour faire passer un nouvel employé à son nouveau rôle; l’automatisation des formulaires fiscaux fédéraux W-4, I-9 et des États sont des exemples de règles commerciales et de formulaires mieux automatisés grâce à l’intégration transactionnelle. Le retour sur investissement est réalisé en rendant le processus plus efficace, en éliminant les coûts de traitement des formulaires et des données, en éliminant la latence et les erreurs dans les données et en minimisant les risques dans le domaine d’embauche sensible à la conformité. La valeur de l’intégration transactionnelle est objectivement mesurable et est valable pour tout employeur; en particulier pour les employeurs ayant des facteurs aggravants tels que le roulement élevé ou les industries réglementées; on peut considérer l’intégration transactionnelle comme la science de l’intégration.

Nous avons défini l’Acculturation Onboarding, ou simplement Acculturation, comme accélérant l’efficacité du nouvel employé. L’acculturation est parfois également connue sous le nom de socialisation et est présentée par de nombreux fournisseurs comme l’approche singulière de l’intégration, en dépit du fait que l’acculturation convient à un sous-ensemble d’employeurs qui pourraient être intéressés par une initiative stratégique d’intégration. Le retour sur investissement pour l’acculturation est réalisé grâce à une productivité plus rapide et plus rapide du nouvel employé et à une meilleure satisfaction et rétention à long terme des employés. La valeur de l’acculturation est mesurable subjectivement et est précieuse pour les employeurs dont les coûts de recrutement et de maintien en poste sont élevés, généralement ceux qui occupent des postes plus professionnels dans l’organisation; c’est cette subjectivité qui est le talon d’Achille de l’acculturation à bord. Si l’intégration transactionnelle est la science de l’intégration, l’acculturation est l’art de l’intégration.

Bien qu’il soit évident que la valeur de l’intégration transactionnelle peut être obtenue en investissant dans un système qui est suffisamment flexible pour répondre aux processus uniques et aux exigences de conformité de l’organisation, il peut être moins évident que le même système, ou un système unique, puisse atteindre les objectifs de valeur. d’une approche d’acculturation. Alors, comment une organisation ayant besoin d’acculturation pourrait-elle adopter une approche systémique de l’automatisation?

Prenons un simple point de vue de A à B pour la question du système d’acculturation. Le point A est le candidat qui vient d’accepter l’offre et le point B est l’employé pleinement productif et satisfait. L’intégration transactionnelle réside comme un élément d’un processus au moment où le candidat commence à suivre le chemin vers le point B, bien qu’il s’agisse d’un processus intensif chargé de risques. L’objectif d’un système d’acculturation est de raccourcir le chemin-le temps de passage de A à B pour tous les nouveaux employés, en englobant l’événement d’intégration transactionnelle dès le début, tout en maximisant le niveau de satisfaction du nouvel employé (contentement) une fois qu’ils atteignent le point B. Il est facile de voir pourquoi le retour sur investissement dans un système d’acculturation est une mesure subjective, car l’objectif est parsemé de défis à mesurer. Qu’entend-on par pleinement productif? Comment déterminez-vous quand quelqu’un atteint sa pleine productivité? Comment expliquez-vous les différents moments de la productivité en raison de la complexité variable des rôles? Qu’est-ce qui est considéré comme un bon moment pour la productivité et comment aidez-vous les employés qui ne répondent pas aux attentes? Comment l’organisation sait-elle (objectivement) qu’elle améliore le temps de productivité? Qu’est-ce que la satisfaction des employés et comment la mesurez-vous?

Notre approche recommandée pour mettre en œuvre un système d’acculturation qui répond à l’objectif déclaré et répond à ces questions est basée sur trois principes: mesurer, engager et immerger. Tous les trois doivent être pris en compte lors de la mise en œuvre d’un processus d’acculturation stratégique, et s’ils sont exécutés correctement, la subjectivité du talon d’Achille de l’acculturation peut être minimisée.

Mesure

La détermination de la valeur résultante, et donc du retour sur investissement, de toute initiative technologique nécessite la capacité d’établir des objectifs supplémentaires et de mesurer leur réalisation. Peu de systèmes d’intégration qui adoptent une position d’acculturation ou de socialisation fournissent les moyens de mesurer leur propre efficacité, mais pratiquement tous citent les estimations du groupe Aberdeen sur les économies de coûts potentielles de l’automatisation de l’intégration. Cela s’apparente à un vendeur de voitures assurant à un acheteur que sa nouvelle voiture permettra d’économiser du carburant, sans mentionner le type de consommation d’essence que la voiture obtient ou même si le kilométrage peut être mesuré. Par conséquent, notre première recommandation à mettre en œuvre un système d’acculturation est d’établir comment le système fixera des objectifs et comment ces objectifs seront mesurés.

Un système d’acculturation devrait permettre à l’organisation d’établir des objectifs spécifiques qui mesurent collectivement la productivité, ou devrait être capable de reconnaître ces objectifs établis dans des systèmes complémentaires tels que les systèmes d’apprentissage et de gestion des compétences. Les objectifs peuvent être des événements incomplets ou terminés, ou des tâches qui peuvent être accomplies en degrés ou en étapes. Les objectifs peuvent être réalisables dans n’importe quel ordre, mais certains objectifs peuvent dépendre de l’achèvement préalable d’autres. Les objectifs individuels doivent être notés et pondérés par rapport à un indice global d’acculturation (AI), que nous recommandons de calculer sur une échelle en pourcentage (la pondération et le calcul d’un indice d’acculturation feront l’objet d’un futur article). L’examen de l’IA pour un individu spécifique indiquerait dans quelle mesure le nouvel employé se trouve sur le chemin A à B, et l’analyse des composites des IA de plusieurs employés d’une période à l’autre fournira un aperçu de la façon dont l’entreprise influence positivement ou négativement, l’efficacité de l’acculturation à bord.

Une autre analyse intéressante de l’indice d’acculturation illustrerait l’indice en constante augmentation au fil du temps pour un seul employé ou un ensemble d’employés. Une augmentation rapide de l’indice d’acculturation, suivie d’une augmentation progressive, indiquerait que la majorité des objectifs d’acculturation sont atteints dans les 3 premiers jours, tandis qu’une augmentation plus douce de l’indice indique une réalisation plus progressive des objectifs d’acculturation. Aucun résultat ne peut être plus correct que l’autre, mais en corrélation avec des résultats moins souhaitables, la méthode de mobilisation de l’employé, qui sera discutée sous peu, devrait être reconsidérée.

Il existe trois types d’objectifs d’acculturation: les objectifs de compétence, les objectifs sociaux et les objectifs de satisfaction. Les objectifs de compétence, tels que la réalisation d’évaluations qui démontrent la maîtrise des compétences associées au poste de l’employé, sont d’excellents candidats à tirer des systèmes d’apprentissage ou de gestion des compétences. Les objectifs sociaux, tels que l’achèvement d’un profil sur le réseau social de l’entreprise, la connexion à des contacts ou à des «amis» dans le réseau et la participation aux outils de collaboration et aux wikis de l’entreprise, peuvent poser un plus grand défi dans la collecte en raison de la diversité des sources de données . Les objectifs de satisfaction, ou les mesures concernant la satisfaction de l’employé à l’égard de son nouvel emploi, sont plus susceptibles d’être recueillis auprès des employés, des collègues et des superviseurs interrogeant directement à l’aide d’un sondage ou d’un outil de collecte de données.

Les objectifs d’acculturation doivent également être définis en fonction de la structure de l’organisation. Les objectifs à l’échelle de l’entreprise incluent ceux qui s’appliquent à tous les employés, tels que la réussite à l’examen de politique de sécurité du réseau de l’entreprise, la création d’un profil de réseau social et la satisfaction des avantages pour la santé du groupe. Les objectifs du département ou de l’unité commerciale offrent une plus grande spécialisation, comme passer le test d’utilisation du service d’assistance du service informatique ou publier un poste technique sur le wiki d’ingénierie. Les compétences spécifiques associées au poste, héritées de la description de poste, représentent les objectifs les plus spécifiques et, si elles sont mesurées à l’aide d’un système d’évaluation des compétences, représentent les mesures les plus objectives de la productivité dans l’IA et doivent être pondérées en conséquence. Enfin, des objectifs pourraient être établis pour l’individu spécifique assumant le rôle, en particulier si l’individu a besoin d’une correction dans certaines compétences. Une bonne mise en œuvre d’un système d’acculturation permettrait de supposer la majorité des objectifs d’acculturation pour les individus en fonction du poste, du poste et de la structure organisationnelle (emplacement, unité commerciale, département, division, etc.), y compris les objectifs à l’échelle de l’entreprise, et permettre la spécification dynamique d’objectifs spécifiques à l’individu; sinon, le fardeau d’établir des objectifs pour chaque nouvel employé entraverait l’application cohérente des objectifs d’acculturation.

Il devrait être évident qu’une stratégie d’intégration est essentielle à un système d’acculturation, car les sources d’objectifs d’acculturation sont innombrables. De plus, pour faciliter la production de rapports, l’analyse et l’exploration de données critiques pour la mesure et l’amélioration continue des processus, le stockage des données de destination doit être dimensionnel par rapport à transactionnel. Considérées ensemble, ces observations impliquent fortement qu’une véritable approche de business intelligence, en particulier la construction régulière d’un magasin de données d’acculturation, devrait être une composante du système d’acculturation. Incorporé aux stratégies de surveillance des activités commerciales (BAM) et de moteur de règles métier (BRE) de l’entreprise, il servirait non seulement à la génération de rapports et à l’analyse de l’acculturation, mais pourrait également fournir une source de données pour certains objectifs d’acculturation qui pourraient être détectés via le BAM. ou systèmes BRE.

La définition des objectifs d’acculturation et la manière dont ils doivent être évalués définissent un chemin clair de productivité A à B pour les nouveaux employés; l’engagement de l’employé est la façon dont l’organisation aide le nouvel employé à atteindre ses objectifs d’acculturation et optimise le processus d’acculturation.

Engager

Bien que la plupart des nouveaux employés, enthousiasmés par leur nouvel emploi, puissent procéder de manière proactive du point A au point B, nous recommandons à l’organisation d’adopter une approche plus active pour encourager les progrès du nouvel employé vers la productivité plutôt qu’une approche passive. L’objectif d’une approche active de l’acculturation est l’engagement. En utilisant un processus d’intégration d’acculturation activement engagé, l’organisation peut plus facilement apporter des ajustements au processus et (en supposant une bonne mise en œuvre de la mesure des objectifs) évaluer rapidement l’efficacité des changements. De plus, les employés qui ne sont pas proactifs dans leur propre acculturation peuvent mieux répondre à l’engagement actif (les employés proactifs réagiront bien dans le processus d’acculturation, qu’il soit actif ou passif).

La meilleure mise en œuvre d’un système d’intégration d’acculturation activement engagé peut s’inspirer de techniques de vente suggestives. Le contenu de l’engagement – c’est-à-dire ce qui est vendu – sont les objectifs d’acculturation que le système a établis pour l’employé. En d’autres termes, l’employé doit être activement encouragé par le système à atteindre ses objectifs. Les lieux typiques d’un engagement actif comprennent les tâches attribuées et les e-mails envoyés, qui sont tous deux facilement mis en œuvre par les systèmes de gestion des processus métier (BPM).

Le processus d’engagement doit être suffisamment intelligent pour suggérer des objectifs d’acculturation dans un ordre logique. Par exemple, l’objectif de se connecter avec d’autres collègues sur le réseau social de l’entreprise ne devrait être encouragé et promu auprès de l’employé par le système qu’après que l’employé a terminé son propre profil sur le réseau social. De même, le système doit être suffisamment intelligent pour modifier la priorité de promotion des objectifs au cours du parcours de l’employé de A à B à mesure que les conditions affectant les objectifs changent; par exemple, si l’employé manifeste un intérêt significatif pour participer au réseau social de l’entreprise et moins d’intérêt pour la création d’un blog, alors le système devrait promouvoir les objectifs associés au réseau social de manière plus agressive que l’objectif de créer un blog.

Un système qui met en œuvre l’engagement actif n’exclut pas l’engagement interpersonnel et devrait en fait le promouvoir. Bien que les objectifs d’engagement interpersonnel puissent évidemment être promus auprès du nouvel employé grâce à la promotion d’objectifs tels que la connexion à des employés ayant des intérêts et des antécédents similaires (similaires à la fonction « personnes que vous connaissez » de Facebook), des suggestions et des tâches générées par un système d’engagement actif pourrait viser d’autres membres de l’organisation; l’envoi d’un e-mail aux collègues du nouvel employé lors de leur première journée de travail pour leur suggérer de se présenter, ou la publication d’une fonctionnalité « en vedette » de la page de profil du nouvel employé sur l’intranet de l’entreprise en sont des exemples. L’interaction avec un système de mentorat pour sélectionner et affecter un mentor est un autre exemple et pourrait également renforcer l’interaction d’un programme de mentorat formel avec les objectifs et les mesures d’acculturation.

Engager le nouvel employé à travers le processus d’acculturation A à B à travers une approche active optimise le processus d’acculturation et devrait permettre à l’employé non seulement d’atteindre ses objectifs d’acculturation, mais devrait également permettre à l’employé d’être pleinement immergé dans la culture de l’entreprise.

Immerger

L’engagement actif de l’employé le long du chemin A vers B vers la productivité devrait idéalement être mené dans un environnement qui se termine (point B) avec l’employé pleinement immergé dans la stratégie de communication de l’entreprise avec les employés. En d’autres termes, il est préférable d’engager un employé pour atteindre les objectifs d’acculturation au sein du portail de communication des employés de l’entreprise, car il atteint l’objectif universel d’acculturation qui est d’introduire et de plonger l’employé dans cette stratégie. La stratégie de communication peut être un produit dédié spécialement conçu pour favoriser les communications avec les employés, ou il a été souligné, il peut s’agir de l’intranet de l’entreprise, qui est aujourd’hui de plus en plus Microsoft SharePoint

De nombreux systèmes d’intégration prétendant une technique de socialisation tentent d’atteindre les objectifs d’acculturation en introduisant un portail d’intégration dédié. Bien que cette approche puisse être efficace dans la fourniture de contenu intéressant à un nouvel employé, elle s’apparente à l’introduction d’un point C tourné vers l’extérieur sur le chemin A vers B, et ne sert pas à immerger l’employé dans la plateforme de communication stratégique des employés. En outre, la livraison de contenu intéressant à un nouvel employé peut facilement être effectuée dans les communications stratégiques et les plateformes de portail, telles que SharePoint, de sorte que tout avantage potentiel est annulé. Le dernier clou dans le cercueil d’un portail d’intégration dédié pourrait provenir des objections (des RH et de l’informatique) au maintien d’un autre portail en plus de la plateforme de communication des employés, de l’intranet de l’entreprise, du libre-service des employés et des avantages sociaux, et potentiellement d’autres.

L’inspiration pour le concept d’immersion pourrait provenir du domaine de l’éducation. Un élève lors de son premier jour dans une nouvelle école est rapidement introduit dans les documents nécessaires dans le bureau du principe (intégration transactionnelle), puis emmené directement dans sa classe où il est présenté à son professeur et à ses camarades de classe. Au cours des jours qui suivent, l’élève est socialisé in situ par l’engagement de l’enseignant et de ses camarades, tandis que l’enseignant observe (mesure) les progrès de l’acculturation des élèves et apporte les ajustements nécessaires au processus pour optimiser le temps de productivité (tels que comme suggérant des amis ou des activités pour le nouvel élève). Le fait de ne pas immerger un nouvel employé dans le chemin A vers B vers la productivité est aussi indésirable que de placer le nouvel élève dans une salle de classe séparée entourée uniquement de matériel et d’informations décrivant la qualité d’une école qu’ils fréquentent.

Résumé et recommandations

Aujourd’hui, trop de systèmes d’intégration socialisés ne sont pas en mesure de fournir un système qui atteigne de manière mesurable et prévisible leurs objectifs supposés et permet aux organisations d’améliorer continuellement leur processus d’acculturation à travers des cycles d’ajustements et d’évaluation des résultats. Bien que ces échecs puissent être dus en partie à la nature complexe de la collecte de données pour calculer un indice d’acculturation, nous pensons que c’est aussi parce que les systèmes d’acculturation n’équilibrent pas correctement les aspects de la mesure des progrès individuels et agrégés par rapport aux objectifs d’acculturation, engageant activement les nouveaux employés à travers le processus d’acculturation, et immerger le nouvel employé dans la plateforme de communication stratégique de l’organisation. Les organisations cherchant à récolter les fruits de l’accélération de l’efficacité des employés tout en maximisant la satisfaction du nouvel employé (et sa longévité en conséquence) seraient bien avisées de construire un système d’acculturation qui mesure, engage et immerge.

Recommandations:

1. Déterminer si une approche d’intégration d’acculturation est nécessaire; toutes les entreprises bénéficient de l’intégration transactionnelle, toutes les entreprises ne bénéficient pas de l’acculturation.

2. Approche de l’acculturation comme un chemin A vers B vers la productivité, l’objectif commercial principal étant de minimiser ce chemin (accélérer le temps vers la productivité) tout en maximisant la satisfaction des employés.

3. Travailler à éliminer la subjectivité de la valeur du système grâce à une approche d’acculturation qui comprend la mesure, l’engagement et l’immersion des candidats dans le processus d’acculturation.

4. Établir des objectifs d’acculturation qui peuvent être mesurés et notés, quel que soit leur système source, et qui contribuent à un indice d’acculturation global qui indique les progrès le long du chemin A vers B.

5. Utilisez une combinaison appropriée d’objectifs de compétence, d’objectifs sociaux et d’objectifs de satisfaction qui correspondent aux objectifs d’acculturation de votre organisation particulière.

6. Collectez et analysez les données de l’indice d’acculturation (AI) pour déterminer comment apporter des améliorations au processus d’acculturation, en créant un système en boucle fermée pour améliorer le processus.

7. Définissez des objectifs à tous les niveaux organisationnels de l’entreprise pour assurer la cohérence, mais conservez la flexibilité nécessaire pour établir des objectifs spécifiques aux individus si nécessaire.

8. Acquérir ou construire un système très flexible en matière d’intégration.

9. Engagez activement les employés dans le processus d’acculturation en utilisant des méthodes similaires à la vente suggestive.

10. L’engagement actif doit être suffisamment intelligent pour s’adapter à la trajectoire unique d’un individu vers la productivité.

11. Un engagement actif devrait encourager et promouvoir l’activité interpersonnelle, non seulement avec le nouvel employé mais aussi avec ses collègues.

12. La plateforme d’acculturation doit plonger les nouveaux employés dans la plateforme de communication stratégique de l’organisation, et non dans un portail d’intégration dédié orienté vers l’extérieur.

Références:

1 – Ros, C et Torrence, J: «L’embarquement des employés: une technologie RH à la recherche d’une définition», 2008

2 – Aberdeen Group: «All Aboard: Effective Onboarding Techniques and Strategies», janvier 2008

3 – Hayden, Jeff, « Utilisation de Microsoft SharePoint pour l’intégration d’acculturation », 2008

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